Specjalista w Biurze Nadzoru Procedur i Protokołów Operacyjnych - Pion Zgodności Proceduralnej
Pracownik na tym stanowisku będzie odpowiadał za tworzenie, wdrażanie i aktualizowanie procedur oraz protokołów operacyjnych, które określają sposób postępowania w różnych sytuacjach biznesowych. Do jego zadań należy opracowywanie procesów operacyjnych, monitorowanie ich zgodności z regulacjami, optymalizacja działań oraz szkolenie pracowników. Celem jest zapewnienie efektywności i zgodności działań w firmie, a także minimalizacja ryzyk operacyjnych.
Scope of duties:
Tworzenie procedur i procesów operacyjnych
Opracowywanie szczegółowych instrukcji postępowania w różnych sytuacjach operacyjnych.
Tworzenie nowych procesów oraz aktualizowanie istniejących w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby organizacji.
Nadzór nad zgodnością z procedurami
Monitorowanie przestrzegania opracowanych procedur przez pracowników i poszczególne działy.
Przeprowadzanie audytów i kontroli wewnętrznych, identyfikowanie niezgodności oraz proponowanie działań korygujących.
Optymalizacja procesów operacyjnych
Analiza efektywności obecnych procedur i procesów.
Wdrażanie usprawnień w celu zwiększenia efektywności, redukcji ryzyk i kosztów operacyjnych.
Szkolenie pracowników
Organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu procedur operacyjnych oraz najlepszych praktyk.
Zapewnienie, by pracownicy byli świadomi i przestrzegali obowiązujących standardów.
Współpraca z innymi działami
Koordynowanie działań z działami takimi jak zarządzanie ryzykiem, prawny, IT, HR i inne, w celu skutecznego wdrażania procedur.
Udzielanie wsparcia w zakresie dostosowywania procedur do specyficznych potrzeb poszczególnych obszarów.
Utrzymywanie dokumentacji
Odpowiedzialność za przechowywanie, archiwizowanie i aktualizowanie dokumentacji proceduralnej.
Zapewnienie dostępności dokumentów zgodnych z wymaganiami prawnymi i wewnętrznymi standardami.
Raportowanie i analiza
Przygotowywanie regularnych raportów na temat przestrzegania procedur i efektywności procesów.
Analiza wyników audytów i przedstawianie rekomendacji dotyczących dalszych usprawnień.
Requirements:
Wykształcenie wyższe
Preferowane kierunki: zarządzanie, prawo, ekonomia, administracja, inżynieria procesów.
Dodatkowe certyfikaty lub kursy z zakresu zarządzania procesami, audytu wewnętrznego, zarządzania ryzykiem lub jakości będą atutem.
Doświadczenie zawodowe
Minimum 3-5 lat doświadczenia na stanowisku związanym z tworzeniem i wdrażaniem procedur operacyjnych, audytem wewnętrznym, zarządzaniem procesami lub w obszarze kontroli jakości.
Praktyczna znajomość metodologii optymalizacji procesów (np. Six Sigma, Lean Management) oraz audytu procesów.
Dogłębna znajomość przepisów prawnych oraz norm związanych z branżą, w której działa firma (np. ISO, RODO, przepisy branżowe).
Umiejętność interpretacji i wdrażania przepisów w kontekście organizacyjnym.
Znajomość narzędzi i metod analizy procesów
Biegłość w pracy z narzędziami do modelowania procesów (np. BPMN, Visio, ARIS) oraz umiejętność analizy i raportowania danych operacyjnych.
Doświadczenie w pracy z systemami ERP, CRM, oraz narzędziami wspierającymi audyt i kontrolę jakości.
Doskonałe umiejętności analityczne, zdolność identyfikowania ryzyk i nieefektywności procesów.
Umiejętność wyciągania wniosków z danych i opracowywania rekomendacji usprawniających procesy.
Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność
Wysoka dbałość o szczegóły oraz umiejętność pracy z dokumentacją operacyjną.
Umiejętność pracy w środowisku wymagającym ścisłego przestrzegania procedur i standardów.
Zdolności interpersonalne
Doskonała komunikacja pisemna i ustna w języku polskim, angielskim. Znajomość języka arabskiego oraz japońskiego będzie dodatkowym autem.
Zdolność do efektywnej współpracy z różnymi działami i poziomami organizacyjnymi.
Umiejętność organizacji pracy własnej i zespołu, zarządzania projektami oraz priorytetami.
Zaawansowana znajomość MS Office
Biegłość w obsłudze MS Excel, PowerPoint, Word – umiejętność tworzenia zaawansowanych raportów, analiz i prezentacji.
Wysoka odporność na stres
Umiejętność pracy pod presją czasu, radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych oraz podejmowania decyzji w dynamicznie zmieniających się warunkach.
Zaangażowanie w ciągły rozwój zawodowy
Chęć podnoszenia kwalifikacji zawodowych poprzez uczestnictwo w szkoleniach, konferencjach i zdobywanie certyfikatów branżowych.